フレッシュマンに贈る「書類・手帳・ノート」の整理術

　大阪のジュンク堂でビジネス書部門売上2位だったので、図解ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術を読んでみました。
ファイリングの仕方や、手帳、ノートの取り方を丁寧に書いてあるので、フレッシュビジネスマンの方は一度目を通してみると良いでしょう。

ファイリング術で書類を整理する(ファイリングに欠かせない道具
ファイリングが必要な理由
使う見込みのない書類は廃棄するほか)
手帳術で情報を整理する(自分に合った手帳を見つける
ビジネスシーンで手帳が必要な理由
手帳活用の基本ほか)
ノート術で思考を整理する(自分に合ったノートを見つける
ビジネスシーンでノートを使う理由
ノート活用の基本ほか)

　私も新人の頃、この手の本を読みあさって一生懸命整理しようとしました。
しかしずぼらな私はどうしても身につきませんでした。ということで、身につけたのが下の極意です。。

ファイリング編

ファイリングするな！！さっさと捨てろ。
　申請書やら請求書やら色々な書類が出てきます。書類は未処理のものだけ手元において、後は全部なくします。
申請書の場合は、さっさと記入して提出します。レシートや請求書、保証書は後々必要になるものだけ、袋にまとめて入れておきます。後はきっぱり捨ててしまいます。情報として価値のあるものについては、スキャンして原本はすてます。
大丈夫です。見返すことは殆どありません。例えあったとしても、電子媒体として残っているから大丈夫です。
常に必要な書類・資料だけ手元にあれば充分なのです。そうしておけばファイリングも必要ありません。
引き出し一つで充分です。

手帳編

手帳にはスケジュールを書くな。夢を書け！！
　今までは手帳でスケジュール管理は王道でしたが、今だとGmailやグループウェアなどのWebカレンダーで管理する方が合理的です。また、スケジュールは自分の為だけにあるのではありません。他人と共有してこそスケジュールです。
　では、手帳には何を書くのでしょうか？自分の実現したい夢やアイデアを書きましょう。
ノートと手帳の違いはなにでしょう？フローとストック。もしくは、ブログとWikiのような関係です。
ノートには日ごろ思いついたアイデアを書きつけるところです。そして手帳は、そのアイデアを熟成させたものを書くところです。
また年初の目標とか、10年、20年先のプランとか、何度も見返すようなことを書きましょう。

ノート編

ノートは丁寧に書くな。自分の脳みそのイメージをアウトプットせよ
　ということで、丁寧にとろうとか読み易くしようなんて考えないで、どんどん書きこみましょう。
その際は、積極的に図を書いていきましょう。図を書かないのであれば、直接テキストエディタで書いた方が良いですよ。
やはりノートを使う最大のメリットは、字と図をすぐに書けることです。このメリットを活かさないともったいないです。
で、使い終わったノートは熟成すべきアイデアがあれば手帳に転記して、後は裁断してスキャンして捨ててしまいましょう。

　ということで、フレッシュマンに勧める書類・手帳・ノートの整理術は、ScanSnapと裁断機を買おうということですｗ
まぁ裁断機は、総務部とかにひっそり置かれていることも多いと思いですし、今のコピー機はスキャナーも使えるので
まずはそれで代用で良いと思います。それにセブンイレブンでもUSBを持っていけばスキャナを使えます。
　真面目な話、全ての情報を適切に管理することは可能です。ただし、とてつもなく手間が掛かります。
それであれば、費用対効果を考えて必要な情報だけちゃんと管理するのが良いのではないでしょうか？